Por susana pavez Referente en Control de Gestión, Abastecimiento Estratégico y Analista de Gestión de Categorías

Trazabilidad no es control: es capacidad de decisión

En las organizaciones, la trazabilidad no debería existir sólo para reconstruir lo que ocurrió. Su verdadero valor aparece cuando permite saber qué información se necesita, quién debe decidir y bajo qué criterio actuar.

Los acontecimientos mundiales de los últimos diez años demuestran que la fragilidad de las cadenas de abastecimiento globales es más patente que nunca. Ya no consideramos sólo precio o disponibilidad del producto. También aparecen conceptos como el rightshoring, que incorpora en la selección de proveedores la confianza en la transparencia y trazabilidad de sus procesos. Esto obliga a buscar nuevas alternativas de desarrollo de productos y servicios, donde la aspiración ha pasado de “mejor, más rápido, más económico” a “mejor, mejor posicionado, siempre disponible y sustentable”, en concordancia con las políticas públicas de sustentabilidad y las expectativas del cliente final.

La gestión de categoría en la compra de productos o servicios, por lo tanto, debe crear valor, conectando los requerimientos de compra con la gestión de la cadena de abastecimiento. La dificultad aparece entonces desde el interior de las organizaciones. Asumir que todos comparten la misma información y contexto sobre el desarrollo de una compra es un error que conduce a la descoordinación, la improvisación y, en particular, la normalización de las excepciones. Esta normalización puede traducirse en mayores riesgos financieros, logísticos, comerciales y reputacionales, que además están relacionados entre sí. Es en este punto donde la trazabilidad de la información y de los procesos adquiere valor.

Cuando cometemos un error en nuestras vidas, ¿recordamos lo que hicimos para no volver a repetirlo? ¿Tenemos la misma visión al enfrentarnos a una situación similar? El conocimiento surge de la experiencia, pero también de la disciplina para aprender de nuestra propia historia. Repetir los mismos errores, improvisar constantemente y operar sin procedimientos ni trazabilidad que “rayen la cancha” termina generando costos adicionales en distintas partes del proceso. Contar con criterios de acción definidos a partir de la experiencia permite ordenar la respuesta, dar visibilidad al proceso y preparar mejor la siguiente decisión. Y esto, en las organizaciones, no puede desarrollarse de manera aislada.

Trabajar con otras áreas para gestionar la cadena de abastecimiento o una categoría no suele ser fácil. Existen restricciones de tiempo, agendas y desarrollos paralelos. Definir responsables, criterios de decisión y condiciones de actuación requiere coordinación, esfuerzo y recursos. Sin embargo, una coordinación efectiva permite construir una línea de acción común para enfrentar tanto las
situaciones cotidianas como las excepciones. Cuando aparece algo nuevo, la organización no parte desde cero: sabe desde dónde comenzar y, una vez gestionada la excepción, puede revisar y actualizar el proceso. La trazabilidad, los protocolos de actuación y la mejora continua fortalecen la gestión de categoría y pueden aplicarse transversalmente en la organización.

¿Qué consecuencia tiene esto en la gestión de categoría? Conocer el historial detrás de un precio permite comprender no sólo cuánto estamos pagando, sino también las condiciones, decisiones y riesgos que condujeron hasta él. Ese conocimiento permite acelerar análisis futuros, detectar desviaciones o imprevistos y coordinar respuestas con otras áreas. Así es posible gestionar las excepciones sin permitir que se conviertan en la forma habitual de operar.

Convertir disciplina y experiencia en conocimiento para la toma de decisiones exige que la información relevante y contextualizada llegue a los actores correctos. Esto permite anticipar riesgos o reducir su impacto y, con ello, generar mayor valor para la organización. Así, la trazabilidad alcanza su verdadero valor cuando deja de explicar solamente el pasado y comienza a mejorar la siguiente decisión.